Wat is Advoca?
Advoca is praktijkbeheersoftware (ook wel kantoorsoftware of advocatensoftware genoemd) voor advocaten en advocatenkantoren in België. U werkt in de browser, zonder installatie, op computer, tablet of smartphone. Elk kantoor heeft een eigen, strikt afgeschermde omgeving. De software is beschikbaar in het Nederlands; de website ook in het Frans.
Advoca werkt met drie formules per gebruiker per maand (excl. btw): Core € 69, Advanced € 99 en Advanced+ € 119. Elk nieuw kantoor kan 30 dagen gratis proberen, zonder betaalkaart. Bekijk de formules.
Dossierbeheer met DossierID en belangenconflictcontrole
Automatische DossierID
Elk nieuw dossier krijgt een uniek nummer volgens een vast schema, bijvoorbeeld G2610001 (prefix, jaar, maand, volgnummer). Zo spreekt het hele kantoor dezelfde taal.
Partijen met rollen
Koppel relaties aan een dossier als cliënt, tegenpartij, raadsman van de tegenpartij of andere rol. Eén relatie kan in meerdere dossiers voorkomen.
Belangenconflictcontrole
Voegt u een partij toe die in een ander dossier aan de andere kant staat, dan toont Advoca meteen welk dossier het conflict veroorzaakt. Een bewuste uitzondering wordt vastgelegd in de audittrail.
Termijnen, zittingen en verjaringen
Leg per dossier termijnen, zittingsdata en verjaringsdata vast. Het rapport Verjaringen en de weekagenda tonen wat eraan komt.
Ereloonafspraken per dossier
Vast uurtarief, dossierpercentage, korting, een budget met alarmpercentage of een forfait: de afspraak staat bij het dossier en wordt bij facturatie toegepast.
Weblinks en notities
Bewaar nuttige links (rechtspraak, portalen, gedeelde mappen) en contactmomenten bij het dossier of de relatie.
Meer over dossierbeheer en conflictcontrole
Tijdregistratie: prestaties, timers en joblogger
Prestaties per dossier
Registreer gewerkte en factureerbare minuten met een omschrijving en taakcode. Niet-factureerbaar werk blijft zichtbaar zonder op de factuur te komen.
Timers
Start een timer per dossier en zet hem om in een prestatie. De tijd wordt afgerond per eenheid van 6 minuten.
Joblogger met gap-analyse
Een dagoverzicht op een tijdlijn toont welke uren geregistreerd zijn en waar er gaten zitten, zodat geen werk verloren gaat.
Controle door een collega
Prestaties en taken kunnen "ter controle" naar een reviewer gaan, die ze goedkeurt voor ze gefactureerd worden.
Meer over tijdregistratie voor advocaten
Belgische facturatie (formule Advanced)
Factuur uit ongefactureerde prestaties
Met één klik maakt Advoca een factuur van alle afgewerkte, factureerbare prestaties van het dossier, met het juiste tarief en de afgesproken korting.
Ereloon, kosten en verschotten
Voeg factuurlijnen toe per soort, met hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief en lijnkorting.
Btw-regimes met wettelijke vermelding
Normaal 21 %, btw verlegd (medecontractant), intracommunautaire dienst, vrijstelling art. 44 W.Btw en pro deo. Bij 0 % zet Advoca de verplichte vermelding op de factuur.
Gestructureerde mededeling
Elke factuur krijgt een geldige gestructureerde mededeling (+++123/4567/89012+++) met controlegetal, zodat betalingen eenvoudig te koppelen zijn.
PDF en UBL
De klant krijgt een nette PDF met uw kantoorgegevens, btw-uitsplitsing en betaalinstructies. Daarnaast is er een gestructureerd UBL-bestand (XML) voor e-facturatie.
Creditnota, betalingen en herinneringen
Maak een creditnota bij een factuur, registreer (deel)betalingen, volg het openstaand saldo en stuur een herinnering naar het facturatieadres van de klant.
Facturen doorlopen een eenvoudige flow: na te kijken → goedgekeurd → verzonden → betaald. Een factuur versturen kan pas als uw kantoorgegevens (adres en btw-nummer) ingevuld zijn, zodat elke factuur de wettelijk verplichte gegevens bevat. Meer over facturatie · Peppol en e-facturatie 2026
Documentbeheer met OCR en volledige-tekstzoeken
Laad stukken op per dossier en orden ze in mappen (bijvoorbeeld correspondentie, procedure, stukken cliënt). Advoca leest de tekst van elk document, ook van gescande PDF's zonder tekstlaag dankzij OCR in het Nederlands, Frans en Engels. Daarna vindt u elk stuk terug met een zoekopdracht in de volledige tekst, met gemarkeerde fragmenten. Een download levert exact hetzelfde bestand op als u opgeladen hebt. Meer over documentbeheer
Incasso (formule Advanced)
Volg invorderingsdossiers op met opdrachtgever, schuldenaar en posten per datum: schuld, betaling en actie. Advoca toont het openstaande saldo en houdt alles bij het gewone dossier. Zo gebruikt een incassopraktijk Advoca
Zoeken, rapporten en dashboard
- Omnisearch: één zoekveld voor relaties, dossiers en documenten.
- Rapporten: verjaringen, weekagenda, onderhanden werk (WIP), prestaties per prestant en verjaardagen, met export naar CSV.
- Dashboard: wat vandaag aandacht vraagt, zoals prestaties ter controle, open contactmomenten en facturen die nagekeken moeten worden.
Team, rollen en kantoorgegevens
De kantoorbeheerder nodigt medewerkers uit per e-mail (de uitnodiging is 14 dagen geldig) en kiest hun rol: advocaat, secretariaat, boekhouding of beheerder. Alleen een beheerder kan uitnodigen of uitnodigingen intrekken. Op de pagina Kantoorgegevens beheert de beheerder adres, btw-nummer, KBO-nummer, IBAN en BIC (met controle op het IBAN en het btw-nummer), het abonnement en de betaalmethode.
Veiligheid en beroepsgeheim
Elk kantoor is op databankniveau afgeschermd van alle andere kantoren (row-level security). Wijzigingen komen in een audittrail. Back-ups worden versleuteld en onwijzigbaar bewaard in de EU en automatisch teruggezet om te controleren dat ze werken. Lees hoe Advoca uw gegevens beschermt