Dit is een uitgewerkt voorbeeld van hoe een kantoor van dit type Advoca gebruikt. Namen en cijfers zijn fictief.
De situatie
Een kantoor dat voor enkele vaste opdrachtgevers (een verhuurder, een ziekenhuis, een groothandel) onbetaalde facturen invordert. Per dossier: een hoofdsom, betalingen in schijven, ingebrekestellingen en soms een procedure.
Hoe het kantoor Advoca gebruikt
- Incassodossier: bij het dossier legt het kantoor de opdrachtgever, de schuldenaar en het soort zaak vast.
- Posten: elke schuld, betaling en actie (ingebrekestelling, dagvaarding) wordt een post met datum en bedrag. Advoca berekent het openstaande saldo.
- Termijnen: zittingen en verjaringen staan in het dossier en in het rapport Verjaringen.
- Facturatie aan de opdrachtgever: prestaties en kosten worden gefactureerd met de gestructureerde mededeling; het overzicht van vervallen facturen toont wie een herinnering krijgt.
Advoca berekent het saldo uit de ingevoerde posten. Intresten en schadebedingen voert u als post in; een automatische intrestberekening zit er (nog) niet in.
Een typisch incassodossier
| Datum | Post | Bedrag |
|---|---|---|
| 3 maart | Schuld: onbetaalde factuur | € 2.400,00 |
| 10 maart | Actie: ingebrekestelling verstuurd | — |
| 2 april | Betaling: eerste schijf | − € 800,00 |
| 2 mei | Betaling: tweede schijf | − € 800,00 |
| Openstaand saldo | € 800,00 |
Welke formule?
Advanced: de incassomodule en facturatie zitten in Advanced en Advanced+.
Zo start u in een kwartier
- Maak uw kantoor aan op secure.advoca.be: 30 dagen gratis, zonder betaalkaart.
- Vul de Kantoorgegevens in: adres, btw-nummer, IBAN. Dan kunnen uw facturen meteen vertrekken.
- Nodig uw collega's uit met de juiste rol (Team).
- Maak de relaties en lopende dossiers aan; de conflictcontrole werkt vanaf de eerste partij.
- Zet de belangrijkste termijnen in elk dossier en laad de stukken op die u nodig hebt.
- Registreer uw eerste prestaties met een timer, en maak aan het einde van de maand uw eerste facturen.