Hoe maakt u een factuur in Advoca?
- Registreer prestaties in het dossier (rechtstreeks of via een timer). Afgewerkte, factureerbare prestaties staan klaar als "ongefactureerd".
- Klik in het dossier op Factuur opstellen. Advoca bundelt de prestaties, past het tarief en de korting uit de ereloonafspraak toe en geeft de factuur een nummer zoals F2026-001.
- Voeg indien nodig lijnen toe: ereloon, kosten of verschotten, met hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief en lijnkorting.
- Keur de factuur goed en zet ze op verzonden. De klant krijgt een PDF; voor e-facturatie is er een UBL-bestand.
- Registreer de betaling. Bij volledige betaling wordt de factuur automatisch betaald.
Welke btw-regimes ondersteunt Advoca?
Sinds 1 januari 2014 zijn Belgische advocaten btw-plichtig. Advoca kent de regimes die in een advocatenpraktijk voorkomen. Kiest u een regime met 0 %, dan zet Advoca de wettelijke vermelding op de factuur:
| Regime | Tarief | Vermelding op de factuur |
|---|---|---|
| Normaal | 21 % | — |
| Btw verlegd (medecontractant) | 0 % | Btw verlegd — medecontractant, art. 20 KB nr. 1 |
| Intracommunautaire dienst | 0 % | Vrijgesteld van btw — intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.Btw |
| Vrijgesteld | 0 % | Vrijgesteld van btw, art. 44 W.Btw |
| Pro deo / juridische tweedelijnsbijstand | 0 % | Pro deo — juridische tweedelijnsbijstand, geen btw |
Het standaardregime stelt u in per klant (relatie) en kunt u per factuur wijzigen. Op de factuur staat een btw-uitsplitsing per tarief: maatstaf van heffing en btw-bedrag voor elk tarief, zoals de wet vraagt.
Wat staat er op de PDF-factuur?
- Uw kantoor: naam, adres, btw-nummer, KBO-nummer, telefoon en e-mail (uit Kantoorgegevens).
- De klant: naam, adres en btw-nummer uit de relatie.
- Factuurnummer, datum, vervaldag en DossierID.
- De lijnen, het subtotaal, de btw-uitsplitsing per tarief en het totaal.
- De betaalinstructie met uw IBAN en BIC en de gestructureerde mededeling.
Gestructureerde mededeling en betalingsopvolging
Elke factuur krijgt een Belgische gestructureerde mededeling (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) met een geldig controlegetal modulo 97. U registreert betalingen, ook deelbetalingen; Advoca toont het openstaande bedrag. Een overzicht toont vervallen facturen, en met één klik stuurt u een herinnering naar het facturatie-e-mailadres van de klant.
Creditnota's
Moet een factuur (deels) rechtgezet worden, dan maakt u er een creditnota van. De creditnota krijgt een eigen nummer (bijvoorbeeld CN2026-001) en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
UBL en Peppol
Naast de PDF maakt Advoca van elke factuur en creditnota een gestructureerd UBL-bestand (XML) met leverancier (uw btw-nummer en adres), klant, lijnen, btw, totaal, gestructureerde mededeling en uw IBAN. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtigen onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen, standaard via Peppol. Advoca verstuurt vandaag zelf nog niet via het Peppol-netwerk: u gebruikt daarvoor een Peppol-access-point naar keuze. Lees de volledige Peppol-gids voor advocaten.
Ereloonafspraken die meetellen
Per dossier legt u vast hoe u factureert: een vast uurtarief, een dossierpercentage, een korting, een maximumbudget met een alarmpercentage, of een forfait. Bij het opstellen van de factuur gebruikt Advoca die afspraak, zodat niemand ze moet opzoeken.