Hoe werkt de belangenconflictcontrole?
Een advocaat mag niet optreden voor een partij tegen een cliënt van het kantoor in dezelfde zaak of in een samenhangende zaak. Advoca controleert dat bij elke partij die u aan een dossier toevoegt:
- U voegt een relatie toe aan een dossier, bijvoorbeeld als cliënt.
- Advoca zoekt of die relatie in een ander dossier aan de andere kant staat (bijvoorbeeld als tegenpartij).
- Is dat zo, dan toont Advoca een waarschuwing met het DossierID van het andere dossier. De partij wordt niet zomaar toegevoegd.
- Besluit u na controle toch door te gaan, dan bevestigt u dat bewust. Die beslissing komt in de audittrail, met wie en wanneer.
DossierID: één nummer voor het hele kantoor
Elk dossier krijgt automatisch een nummer volgens het schema prefix + jaar + maand + volgnummer, bijvoorbeeld G2610001 voor het eerste dossier van oktober 2026. Dat nummer staat op facturen en in rapporten.
Partijen, relaties en contactmomenten
Relaties (personen en ondernemingen) beheert u centraal, met adres, btw-nummer, KBO-nummer, taal, facturatie-e-mailadres, standaard btw-regime en betaaltermijn. Contactmomenten (telefoon, afspraak, e-mail) legt u vast bij de relatie, met opvolging voor een collega. Een relatie kan in veel dossiers voorkomen, telkens met haar eigen rol.
Termijnen, zittingen en verjaringen
Per dossier legt u termijnen vast van het type verjaring, termijn of zitting, met een datum en een omschrijving. U vinkt ze af wanneer ze afgehandeld zijn, met een notitie. Het rapport Verjaringen en de weekagenda tonen wat binnenkort vervalt.
Ereloonafspraken en budget
Per dossier: vast uurtarief, dossierpercentage, korting, maximumbudget met alarmpercentage of forfait. Die afspraak gebruikt Advoca bij de facturatie.
Taken en opvolging
Taken hebben een dossier, een taakcode, een prioriteit en een verantwoordelijke. Een taak kan ter controle naar een collega gaan, die ze goedkeurt. Het dashboard toont elke ochtend wat op u wacht: taken en prestaties ter controle, open contactmomenten, lopende dossiers en facturen die nagekeken moeten worden.
Alles terugvinden
Het zoekveld bovenaan zoekt tegelijk in relaties, dossiers en documenten. Zoek op een naam, een DossierID, een referentie of een woord uit een stuk. Rapporten zoals Verjaringen, Weekagenda en Lijst met verjaardagen (handig voor een kaartje aan cliënten) exporteert u naar CSV.
Van Excel naar Advoca
Begint u met Advoca na jaren met spreadsheets en mappen? Start met de lopende dossiers: maak de relaties aan, koppel ze als partij (de conflictcontrole werkt meteen), zet de belangrijkste termijnen in elk dossier en laad de stukken op die u nog nodig hebt. Afgesloten dossiers kunnen blijven waar ze zijn.