Dit is een uitgewerkt voorbeeld van hoe een kantoor van dit type Advoca gebruikt. Namen en cijfers zijn fictief.
De situatie
Meester Peeters werkt alleen, vooral in verbintenissenrecht en huurrecht, met ongeveer 120 lopende dossiers. Ze hield dossiers bij in mappen op haar computer, uren in een spreadsheet en facturen in een tekstverwerker. Termijnen stonden in haar agenda.
Hoe ze Advoca gebruikt
- Nieuw dossier: ze maakt het dossier aan (DossierID G2610014) en voegt de cliënt en de tegenpartij toe. De conflictcontrole bevestigt dat geen van beide aan de andere kant in een ander dossier staat.
- Termijnen: de conclusietermijn en de zittingsdatum gaan als termijnen in het dossier. Op maandag kijkt ze naar de weekagenda.
- Tijd: bij een telefoon met een cliënt start ze een timer; na afloop wordt dat een prestatie, afgerond per 6 minuten. 's Avonds toont de joblogger welk uur nog geen dossier heeft.
- Stukken: ze laadt de stukken van de cliënt op, ook scans. Een week later vindt ze een clausule terug door te zoeken op één woord.
- Factuur: aan het einde van de maand maakt ze per dossier een factuur van de ongefactureerde prestaties. Btw-regime, gestructureerde mededeling en btw-uitsplitsing staan er automatisch op; de cliënt krijgt een PDF.
- Betaling: ze registreert betalingen; het overzicht van vervallen facturen toont wie een herinnering moet krijgen.
Wat het haar oplevert
- Eén plaats voor dossier, termijnen, uren, stukken en facturen, in plaats van vier.
- Geen gemiste korte prestaties meer: de timer en de joblogger vangen ze op.
- Facturen met de juiste btw-vermelding en gestructureerde mededeling, zonder sjablonen bij te houden.
- Een stuk terugvinden kost seconden, ook als het een scan is.
Welke formule?
Advanced, € 99 per maand voor één gebruiker, omdat ze vanuit Advoca factureert. Zou ze facturatie via haar boekhouder laten lopen, dan volstaat Core (€ 69).
Zo start u in een kwartier
- Maak uw kantoor aan op secure.advoca.be: 30 dagen gratis, zonder betaalkaart.
- Vul de Kantoorgegevens in: adres, btw-nummer, IBAN. Dan kunnen uw facturen meteen vertrekken.
- Nodig uw collega's uit met de juiste rol (Team).
- Maak de relaties en lopende dossiers aan; de conflictcontrole werkt vanaf de eerste partij.
- Zet de belangrijkste termijnen in elk dossier en laad de stukken op die u nodig hebt.
- Registreer uw eerste prestaties met een timer, en maak aan het einde van de maand uw eerste facturen.