Wat doet OCR voor een advocatenkantoor?
Veel stukken komen binnen als scan: een vonnis, een aangetekende brief, stukken van een cliënt. Zonder tekstherkenning zijn dat afbeeldingen die u niet kunt doorzoeken. Advoca voert OCR (optische tekenherkenning) uit in het Nederlands, Frans en Engels. Meestal is de tekst binnen een minuut na het opladen doorzoekbaar.
Zoeken in de volledige tekst
Zoek op een naam, een referentie of een zinsnede. Advoca toont de documenten met een fragment waarin uw zoekterm gemarkeerd is. Het zoekveld bovenaan (omnisearch) zoekt tegelijk in relaties, dossiers en documenten.
Ordenen per dossier en map
Stukken horen bij een dossier en staan in mappen, bijvoorbeeld Correspondentie, Procedure en Stukken cliënt. Een download geeft u exact hetzelfde bestand terug als u opgeladen hebt: Advoca wijzigt uw stukken niet.
Welke bestanden leest Advoca?
| Bestand | Hoe Advoca de tekst leest |
|---|---|
| PDF met tekstlaag (uit Word, e-depot, griffie) | De tekst wordt rechtstreeks uitgelezen |
| Gescande PDF zonder tekstlaag | OCR in het Nederlands, Frans en Engels (de eerste 50 pagina's per document) |
| Foto of scan (PNG, JPG, TIFF) | OCR |
| Word-document (DOCX) | De tekst van het document wordt uitgelezen |
| Tekstbestand | Zoals het is |
Slim zoeken: zinnen, combinaties en uitsluitingen
Het zoekveld begrijpt de manier waarop u in een zoekmachine zoekt, en houdt rekening met Nederlandse woordvormen (zoekt u huurovereenkomst, dan vindt u ook huurovereenkomsten):
- "opzeggingstermijn van drie maanden" tussen aanhalingstekens zoekt de exacte zinsnede.
- huur OR pacht vindt documenten met het ene of het andere woord.
- schade -vergoeding sluit documenten met het tweede woord uit.
Zo werkt het in de praktijk
- U opent het dossier en kiest de map, bijvoorbeeld Stukken cliënt.
- U laadt het bestand op. Advoca bewaart het origineel ongewijzigd.
- Op de achtergrond leest Advoca de tekst; bij een scan voert het OCR uit.
- Meestal binnen een minuut kunt u het stuk vinden met de zoekfunctie van het dossier of met het zoekveld bovenaan.
Afgeschermd per kantoor
Documenten staan in dezelfde afgeschermde omgeving als uw dossiers: een ander kantoor kan ze niet zien of opvragen, ook niet als het het nummer van een document zou raden. Zie veiligheid en beroepsgeheim.