Ceci est un exemple détaillé de la manière dont un cabinet de ce type utilise Advoca. Les noms et les chiffres sont fictifs.
La situation
Un cabinet de quatre avocats, avec une collaboratrice au secrétariat et un comptable externe. Chaque avocat avait sa propre méthode ; les associés ne voyaient qu'au moment de la facturation combien de temps avait été consacré à un dossier.
Comment le cabinet utilise Advoca
- Rôles : l'administrateur invite chacun avec le bon rôle : advocaat (avocat), secretariaat (secrétariat) ou boekhouding (comptabilité). Seul l'administrateur peut inviter.
- Contrôle des conflits pour tout le cabinet : si un confrère accepte un nouveau client qui est partie adverse dans un dossier d'un autre avocat, Advoca affiche immédiatement ce dossier.
- Contrôle des prestations : les prestations des collaborateurs sont envoyées ter controle (pour contrôle) au responsable du dossier, qui les approuve pour la facturation.
- Vérification des factures : les nouvelles factures ont le statut na te kijken (à vérifier) ; un associé les approuve avant leur envoi.
- Rapports : prestations par prestataire et travaux en cours (WIP), exportables en CSV pour le comptable.
Ce que le cabinet y gagne
- Tout le monde travaille de la même manière : mêmes numéros de dossier, mêmes codes de tâche, même flux de facturation.
- Les associés voient les travaux en cours par dossier avant la facturation, et non après.
- Un conflit avec un dossier d'un confrère apparaît au moment d'accepter l'affaire, et non plus tard.
- Les nouveaux collaborateurs sont vite opérationnels : invitation par e-mail, choix du rôle, c'est prêt.
Quelle formule ?
Advanced. Vous payez par utilisateur ; vous pouvez ajouter un collaborateur à tout moment, l'abonnement suit automatiquement.
Démarrer en un quart d'heure
- Créez votre cabinet sur secure.advoca.be : 30 jours gratuits, sans carte de paiement.
- Complétez les Kantoorgegevens (données du cabinet) : adresse, numéro de TVA, IBAN. Vos factures peuvent alors partir immédiatement.
- Invitez vos confrères et collaborateurs avec le bon rôle (onglet Team).
- Créez les relations et les dossiers en cours ; le contrôle des conflits fonctionne dès la première partie.
- Encodez les principaux délais dans chaque dossier et chargez les pièces dont vous avez besoin.
- Encodez vos premières prestations avec une minuterie et, en fin de mois, établissez vos premières factures.