Pourquoi l'encodage du temps est au cœur d'un cabinet d'avocats
Avec une convention au taux horaire, une prestation non encodée est une prestation non facturée. Même avec un forfait, vous voulez savoir combien de temps un dossier vous coûte. Advoca rend l'encodage aussi rapide que possible et montre où du temps manque.
Prestations par dossier
Une prestation comporte un dossier, une date, des minutes travaillées, des minutes facturables, une description et un code de tâche (par exemple traitement du dossier, rédaction d'un courrier). Vous encodez aussi le travail non facturable : il compte dans vos aperçus, mais n'apparaît pas sur la facture.
Des minuteries qui arrondissent par 6 minutes
Lancez une minuterie lorsque vous commencez à travailler sur un dossier, par exemple lors d'un appel avec un client. Lorsque vous l'arrêtez, Advoca convertit le temps en prestation, arrondie par unité de 6 minutes (un dixième d'heure), l'unité habituelle dans les cabinets d'avocats.
Joblogger : voyez où votre journée est passée
Le joblogger affiche votre journée sur une ligne du temps avec les prestations encodées et les trous entre elles. En fin de journée, vous voyez ainsi quelles heures ne sont encore liées à aucun dossier. Les totaux journaliers indiquent le temps travaillé et le temps facturable.
Contrôle avant facturation
Une prestation ou une tâche peut être envoyée ter controle (pour contrôle) à un confrère (par exemple le responsable du dossier), qui l'approuve ou l'adapte. Le tableau de bord indique combien de prestations attendent votre contrôle.
Codes de tâche et descriptions
Les codes de tâche (par exemple behandeling (traitement du dossier), opstellen brief (rédaction d'un courrier), rappel) uniformisent vos prestations, pour que les rapports par type de travail soient exacts et que les factures soient compréhensibles pour le client. La description de la prestation figure sur la facture.
Trois habitudes qui rapportent du temps
- Une minuterie à chaque appel : les conversations courtes sont les prestations qui se perdent le plus souvent.
- Le joblogger avant de rentrer chez vous : comblez les trous tant que vous vous en souvenez.
- Les travaux en cours chaque mois : le rapport WIP montre quels dossiers sont prêts à être facturés.
Rapports
| Rapport | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Prestations par prestataire | Le temps encodé par avocat ou collaborateur sur une période, exportable en CSV |
| Travaux en cours (WIP) | Les prestations terminées et facturables qui ne sont pas encore facturées, par dossier |
| Agenda de la semaine | Les délais et les audiences de la semaine à venir |