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Conditions générales

Version 2026-10-18 — traduction fournie à titre informatif ; la version néerlandaise, acceptée lors de l'inscription, fait foi. Voir aussi notre politique de confidentialité et notre politique de cookies.

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'accès et l'utilisation d'Advoca, le logiciel en ligne de gestion de cabinet pour avocats (gestion des dossiers, enregistrement du temps, facturation, recouvrement et gestion documentaire avec OCR) (le « Service »), proposé par [BEDRIJFSNAAM], numéro d'entreprise [ONDERNEMINGSNUMMER], Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgique, e-mail info@advoca.be (« Advoca », « nous »). Le Service est exclusivement destiné à un usage professionnel par des avocats, des cabinets d'avocats et leurs collaborateurs (le « Client », « vous »).

1. Acceptation et formation du contrat

En créant un compte, en acceptant les présentes Conditions ou en utilisant le Service, le Client conclut un contrat avec Advoca régi par ces Conditions. La personne qui crée le compte déclare être habilitée à engager le cabinet. Chaque version des Conditions est identifiée par un numéro de version ; lors de l'acceptation, nous enregistrons le numéro de version, la langue et l'empreinte (SHA-256) du texte que vous avez lu.

2. Description du Service

Advoca est une application « software as a service » permettant à un cabinet de gérer ses dossiers, parties, délais, prestations, factures, dossiers de recouvrement et documents. Les documents téléversés font l'objet d'une reconnaissance de texte automatique (OCR) afin de les rendre consultables. Chaque cabinet travaille dans un environnement propre, cloisonné au niveau de la base de données. Advoca ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou comptable ; le Client reste seul responsable du contenu de ses dossiers, factures et calculs de délais.

3. Période d'essai

Les nouveaux cabinets bénéficient d'une période d'essai gratuite de 30 jours. Aucune carte de paiement n'est requise pour démarrer l'essai. À l'issue de la période d'essai, l'accès est restreint jusqu'à la souscription d'un abonnement. Les présentes Conditions s'appliquent intégralement pendant l'essai.

4. Abonnement et prix

Le Service est proposé sous forme d'abonnement mensuel, par utilisateur et par mois, hors TVA :

Les fonctionnalités de chaque formule sont décrites sur la page des tarifs d'advoca.be au moment de la commande. Les prix peuvent être modifiés moyennant un préavis d'au moins 30 jours avant la période de facturation suivante ; une hausse de prix donne au Client le droit de résilier avant sa date d'entrée en vigueur. Les factures sont payables dans les 15 jours de leur date. En cas de non-paiement, Advoca peut, après rappel, suspendre l'accès jusqu'à réception du paiement ; les montants impayés portent de plein droit intérêt conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

5. Durée et résiliation

L'abonnement est mensuel et se renouvelle tacitement. Le Client peut résilier à tout moment via les paramètres du compte ou par e-mail à info@advoca.be ; la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation mensuelle en cours. Les mensualités déjà payées ne sont pas remboursées. Advoca peut résilier le contrat moyennant un préavis de trois mois, et avec effet immédiat en cas de violation grave ou répétée des présentes Conditions.

6. Comptes utilisateurs et règles d'utilisation

Chaque utilisateur dispose d'un identifiant personnel qui ne peut être partagé. Le Client est responsable de toutes les opérations effectuées via les comptes de ses utilisateurs, tient la liste des utilisateurs à jour et signale immédiatement tout soupçon d'accès non autorisé. Le Client utilise le Service uniquement à des fins licites et dans le respect de la déontologie du barreau. Il est interdit de procéder à l'ingénierie inverse du Service, de contourner sa sécurité, d'extraire massivement des données de manière automatisée ou de mettre le Service à disposition de tiers extérieurs au cabinet.

Les comptes dont l'inscription n'a jamais été finalisée (par ex. adresse e-mail non confirmée ou aucun cabinet créé) sont supprimés automatiquement, avec les données associées, 30 jours après leur création.

7. Disponibilité et maintenance

Advoca vise une haute disponibilité du Service, mais le fournit selon ses meilleurs efforts (« best effort »), sans taux de disponibilité garanti. Les maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, effectuées en dehors des heures de bureau et annoncées à l'avance. Advoca peut interrompre temporairement le Service lorsque la sécurité ou l'intégrité des données l'exige.

8. Données du Client et confidentialité

Toutes les données que le Client introduit ou téléverse dans le Service (dossiers, données de clients, documents, prestations, factures) restent la propriété du Client. Advoca reconnaît que ces données sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat (art. 458 du Code pénal) et les traite de manière strictement confidentielle. Advoca ne consulte pas le contenu des dossiers ou documents, sauf (i) à la demande expresse du Client dans le cadre du support, (ii) dans la stricte mesure nécessaire pour fournir ou sécuriser le Service, ou (iii) lorsque la loi l'impose, auquel cas Advoca en avertit préalablement le Client dans la mesure permise. Le traitement de données à caractère personnel pour le compte du Client est régi par l'accord de sous-traitance en annexe, qui fait partie intégrante des présentes Conditions.

9. Exportation et suppression à la fin du contrat

Le Client peut à tout moment exporter ses données via les fonctions d'exportation du Service (notamment documents, factures au format UBL et données de dossiers structurées). Après la fin du contrat, l'exportation reste disponible pendant 30 jours ; sur demande, Advoca fournit dans ce délai une exportation complète dans un format courant et lisible par machine. À l'expiration de ce délai, les données du Client sont supprimées des systèmes de production puis, à l'issue du cycle de sauvegarde, des sauvegardes, sous réserve des obligations légales de conservation (par ex. les factures d'Advoca au Client).

10. Propriété intellectuelle

Le Service, le logiciel, le code source, les designs et les marques d'Advoca restent la propriété exclusive d'Advoca. Le Client reçoit, pour la durée du contrat, un droit d'utilisation limité, non exclusif et non cessible. Advoca n'acquiert aucun droit sur les données du Client.

11. Responsabilité

Advoca n'est responsable que des dommages directs résultant d'un manquement qui lui est imputable. La responsabilité totale d'Advoca par année civile, à quelque titre que ce soit, est limitée au total des redevances payées par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant le fait dommageable. Advoca n'est pas responsable des dommages indirects tels que le manque à gagner, la perte de clientèle, l'atteinte à la réputation ou les conséquences de délais ou de prescriptions manqués ; le contrôle des délais reste de la responsabilité de l'avocat. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou dans les cas où la loi interdit toute limitation.

12. Modifications

Advoca peut modifier les présentes Conditions. Les modifications sont annoncées au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, par e-mail ou dans le Service, avec un nouveau numéro de version. Si le Client n'accepte pas les Conditions modifiées, il peut résilier avant la date d'entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation après cette date vaut acceptation.

13. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes Conditions sont régies par le droit belge. Les litiges font d'abord l'objet d'une concertation de bonne foi. À défaut de solution, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Flandre orientale, division Audenarde (Oudenaarde), sont seuls compétents.

14. Contact

[BEDRIJFSNAAM] — Ottergemstraat 58, 9570 Lierde, Belgique — numéro d'entreprise [ONDERNEMINGSNUMMER] — info@advoca.be.

Annexe — Accord de sous-traitance (art. 28 RGPD)

La présente annexe constitue l'accord de sous-traitance entre le Client (responsable du traitement) et Advoca (sous-traitant) au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Pour les données des titulaires de compte et utilisateurs du Client lui-même (nom, e-mail, identifiant, données de facturation du cabinet), Advoca agit en tant que responsable du traitement ; ceci est décrit dans la politique de confidentialité sur advoca.be.

A.1 Objet, durée, nature et finalité

A.2 Catégories de personnes concernées et de données

Personnes concernées : clients du Client, parties adverses, tiers aux dossiers (témoins, experts, magistrats, confrères), personnes de contact et collaborateurs du Client.

Données :

A.3 Obligations d'Advoca

Advoca (i) ne traite les données que sur instruction documentée du Client, en ce compris les présentes Conditions et l'utilisation du Service ; (ii) veille à ce que les personnes ayant accès aux données soient tenues à la confidentialité ; (iii) met en œuvre les mesures de sécurité du point A.5 ; (iv) aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter les obligations des art. 32 à 36 du RGPD ; (v) supprime ou restitue les données à la fin du Service conformément au point A.8 ; (vi) met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et informe immédiatement le Client si une instruction constitue, selon Advoca, une violation du RGPD.

A.4 Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Tout traitement de données de dossiers a lieu au sein de l'Union européenne. Advoca informe le Client au moins 30 jours à l'avance de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur ; le Client peut, dans ce délai, s'y opposer de manière motivée et, à défaut de solution, résilier le contrat sans frais. Advoca impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations équivalentes et reste responsable envers le Client de leurs prestations.

A.5 Mesures de sécurité

A.6 Notification des violations

Advoca notifie toute violation de données à caractère personnel affectant les données du Client sans retard injustifié et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, à l'adresse e-mail de l'administrateur du compte du Client, en communiquant les informations disponibles sur la nature de la violation, les données concernées, les conséquences probables et les mesures prises. Advoca complète ces informations au fur et à mesure de leur disponibilité.

A.7 Audits

Advoca met à disposition, sur demande, la documentation de ses mesures de sécurité. Le Client peut, au plus une fois par an ou à la suite d'une violation, faire réaliser un audit par lui-même ou par un auditeur indépendant accepté par les deux parties et tenu au secret, moyennant un préavis de 30 jours, pendant les heures de bureau et sans perturber le service rendu aux autres cabinets. Les frais de l'audit sont à charge du Client, sauf si un manquement substantiel est constaté.

A.8 Suppression à la fin du contrat

À la fin du Service, Advoca restitue les données via l'exportation de l'article 9, puis supprime toutes les données du Client, copies comprises, des systèmes de production ; les sauvegardes expirent selon le cycle de conservation de 90 jours au maximum et ne sont pas restaurées sauf en cas d'incident, auquel cas les données du Client dont le contrat a pris fin sont à nouveau supprimées. Sur demande, Advoca confirme la suppression par écrit. Les données qu'Advoca est légalement tenue de conserver sont supprimées à l'expiration de cette obligation.