Comment fonctionne le contrôle des conflits d'intérêts ?
Un avocat ne peut pas intervenir pour une partie contre un client du cabinet dans la même affaire ou dans une affaire connexe. Advoca le vérifie pour chaque partie que vous ajoutez à un dossier :
- Vous ajoutez une relation à un dossier, par exemple en tant que client.
- Advoca vérifie si cette relation se trouve de l'autre côté dans un autre dossier (par exemple comme partie adverse).
- Si c'est le cas, Advoca affiche un avertissement avec le DossierID de l'autre dossier. La partie n'est pas ajoutée sans autre.
- Si, après vérification, vous décidez de poursuivre, vous le confirmez délibérément. Cette décision est consignée dans la piste d'audit, avec l'auteur et le moment.
DossierID : un seul numéro pour tout le cabinet
Chaque dossier reçoit automatiquement un numéro selon le schéma préfixe + année + mois + numéro d'ordre, par exemple G2610001 pour le premier dossier d'octobre 2026. Ce numéro figure sur les factures et dans les rapports.
Parties, relations et moments de contact
Vous gérez les relations (personnes et entreprises) de manière centralisée, avec adresse, numéro de TVA, numéro d'entreprise (BCE), langue, adresse e-mail de facturation, régime de TVA par défaut et délai de paiement. Les moments de contact (téléphone, rendez-vous, e-mail) sont enregistrés avec la relation, avec un suivi pour un confrère. Une relation peut figurer dans de nombreux dossiers, chaque fois avec son propre rôle.
Délais, audiences et prescriptions
Par dossier, vous enregistrez des échéances de type verjaring (prescription), termijn (délai) ou zitting (audience), avec une date et une description. Vous les cochez une fois traitées, avec une note. Le rapport Verjaringen (prescriptions) et l'agenda de la semaine montrent ce qui arrive bientôt à échéance.
Conventions d'honoraires et budget
Par dossier : taux horaire fixe, pourcentage du dossier, remise, budget maximal avec pourcentage d'alerte ou forfait. Advoca utilise cette convention lors de la facturation.
Tâches et suivi
Les tâches comportent un dossier, un code de tâche, une priorité et un responsable. Une tâche peut être envoyée pour contrôle à un confrère, qui l'approuve. Chaque matin, le tableau de bord montre ce qui vous attend : tâches et prestations à contrôler, moments de contact ouverts, dossiers en cours et factures à vérifier.
Tout retrouver
Le champ de recherche en haut de l'écran cherche à la fois dans les relations, les dossiers et les documents. Cherchez un nom, un DossierID, une référence ou un mot figurant dans une pièce. Les rapports comme Verjaringen (prescriptions), Weekagenda (agenda de la semaine) et Lijst met verjaardagen (liste des anniversaires, pratique pour envoyer une carte aux clients) s'exportent en CSV.
D'Excel à Advoca
Vous commencez avec Advoca après des années de tableurs et de répertoires ? Commencez par les dossiers en cours : créez les relations, liez-les comme parties (le contrôle des conflits fonctionne immédiatement), encodez les principaux délais dans chaque dossier et chargez les pièces dont vous avez encore besoin. Les dossiers clôturés peuvent rester là où ils sont.