Groeiend kantoor: één werkwijze voor iedereen

De situatie

Een kantoor met vier advocaten, een secretariaatsmedewerker en een externe boekhouder. Elke advocaat had een eigen manier van werken; de vennoten zagen pas bij de facturatie hoeveel tijd er in een dossier zat.

Hoe het kantoor Advoca gebruikt

1. Rollen: de beheerder nodigt iedereen uit met de juiste rol: advocaat, secretariaat of boekhouding. Enkel de beheerder kan uitnodigen.
2. Conflictcontrole voor het hele kantoor: neemt een collega een nieuwe cliënt aan die in een dossier van een andere advocaat tegenpartij is, dan toont Advoca dat dossier meteen.
3. Controle van prestaties: prestaties van medewerkers gaan ter controle naar de dossierverantwoordelijke, die ze goedkeurt voor facturatie.
4. Facturen nakijken: nieuwe facturen staan op na te kijken; een vennoot keurt ze goed voor ze verstuurd worden.
5. Rapporten: prestaties per prestant en onderhanden werk (WIP), exporteerbaar naar CSV voor de boekhouder.

Wat het kantoor eraan heeft

• Iedereen werkt op dezelfde manier: zelfde dossiernummers, taakcodes en factuurflow.
• De vennoten zien het onderhanden werk per dossier vóór de facturatie, niet erna.
• Een conflict met een dossier van een collega valt op bij het aannemen van de zaak, niet later.
• Nieuwe medewerkers zijn snel mee: uitnodigen per e-mail, rol kiezen, klaar.

Welke formule?

Advanced. U betaalt per gebruiker; een medewerker toevoegen kan op elk moment, het abonnement volgt automatisch.

Zo start u in een kwartier

1. Maak uw kantoor aan op secure.advoca.be: 30 dagen gratis, zonder betaalkaart.
2. Vul de Kantoorgegevens in: adres, btw-nummer, IBAN. Dan kunnen uw facturen meteen vertrekken.
3. Nodig uw collega's uit met de juiste rol (Team).
4. Maak de relaties en lopende dossiers aan; de conflictcontrole werkt vanaf de eerste partij.
5. Zet de belangrijkste termijnen in elk dossier en laad de stukken op die u nodig hebt.
6. Registreer uw eerste prestaties met een timer, en maak aan het einde van de maand uw eerste facturen.