Ceci est un exemple détaillé de la manière dont un cabinet de ce type utilise Advoca. Les noms et les chiffres sont fictifs.
La situation
Maître Dubois exerce seule, principalement en droit des obligations et en droit du bail, avec environ 120 dossiers en cours. Elle gérait ses dossiers dans des répertoires sur son ordinateur, ses heures dans un tableur et ses factures dans un traitement de texte. Ses délais figuraient dans son agenda.
Comment elle utilise Advoca
- Nouveau dossier : elle crée le dossier (DossierID G2610014) et ajoute le client et la partie adverse. Le contrôle des conflits confirme qu'aucun des deux ne se trouve de l'autre côté dans un autre dossier.
- Délais : le délai pour conclure et la date d'audience sont enregistrés comme échéances dans le dossier. Le lundi, elle consulte l'agenda de la semaine.
- Temps : lors d'un appel avec un client, elle lance une minuterie ; ensuite, celle-ci devient une prestation, arrondie par 6 minutes. Le soir, le joblogger lui montre quelle heure n'est encore liée à aucun dossier.
- Pièces : elle charge les pièces du client, y compris les scans. Une semaine plus tard, elle retrouve une clause en cherchant un seul mot.
- Facture : en fin de mois, elle établit pour chaque dossier une facture à partir des prestations non facturées. Le régime de TVA, la communication structurée et le détail de la TVA y figurent automatiquement ; le client reçoit un PDF.
- Paiement : elle enregistre les paiements ; l'aperçu des factures échues montre qui doit recevoir un rappel.
Ce que cela lui apporte
- Un seul endroit pour le dossier, les délais, les heures, les pièces et les factures, au lieu de quatre.
- Plus de courtes prestations oubliées : la minuterie et le joblogger les captent.
- Des factures avec la bonne mention TVA et la communication structurée, sans modèles à tenir à jour.
- Retrouver une pièce prend quelques secondes, même s'il s'agit d'un scan.
Quelle formule ?
Advanced, 99 € par mois pour un utilisateur, parce qu'elle facture depuis Advoca. Si elle confiait la facturation à son comptable, Core (69 €) suffirait.
Démarrer en un quart d'heure
- Créez votre cabinet sur secure.advoca.be : 30 jours gratuits, sans carte de paiement.
- Complétez les Kantoorgegevens (données du cabinet) : adresse, numéro de TVA, IBAN. Vos factures peuvent alors partir immédiatement.
- Invitez vos confrères et collaborateurs avec le bon rôle (onglet Team).
- Créez les relations et les dossiers en cours ; le contrôle des conflits fonctionne dès la première partie.
- Encodez les principaux délais dans chaque dossier et chargez les pièces dont vous avez besoin.
- Encodez vos premières prestations avec une minuterie et, en fin de mois, établissez vos premières factures.