Comment établir une facture dans Advoca ?
- Encodez vos prestations dans le dossier (directement ou via une minuterie). Les prestations terminées et facturables sont prêtes, marquées comme « non facturées ».
- Dans le dossier, cliquez sur Factuur opstellen (établir la facture). Advoca regroupe les prestations, applique le taux et la remise de la convention d'honoraires et attribue à la facture un numéro tel que F2026-001.
- Ajoutez au besoin des lignes : honoraires, frais ou débours, avec quantité, prix unitaire, taux de TVA et remise par ligne.
- Approuvez la facture et passez-la au statut verzonden (envoyée). Le client reçoit un PDF ; pour la facturation électronique, un fichier UBL est disponible.
- Enregistrez le paiement. En cas de paiement intégral, la facture passe automatiquement au statut betaald (payée).
Quels régimes de TVA Advoca prend-il en charge ?
Depuis le 1er janvier 2014, les avocats belges sont assujettis à la TVA. Advoca connaît les régimes que l'on rencontre dans un cabinet d'avocats. Si vous choisissez un régime à 0 %, Advoca ajoute la mention légale sur la facture. L'application génère actuellement ces mentions en néerlandais :
| Régime | Taux | Mention sur la facture (en néerlandais) | Traduction |
|---|---|---|---|
| Normal | 21 % | — | — |
| Autoliquidation (cocontractant) | 0 % | Btw verlegd — medecontractant, art. 20 KB nr. 1 | Autoliquidation — cocontractant, art. 20 AR n° 1 |
| Prestation de services intracommunautaire | 0 % | Vrijgesteld van btw — intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.Btw | Exonéré de TVA — prestation de services intracommunautaire, art. 21, § 2 CTVA |
| Exonéré | 0 % | Vrijgesteld van btw, art. 44 W.Btw | Exonération de TVA, art. 44 CTVA |
| Pro deo / aide juridique de deuxième ligne | 0 % | Pro deo — juridische tweedelijnsbijstand, geen btw | Pro deo — aide juridique de deuxième ligne, pas de TVA |
Vous définissez le régime par défaut par client (relation) et pouvez le modifier par facture. La facture comporte un détail de la TVA par taux : base d'imposition et montant de TVA pour chaque taux, comme l'exige la loi.
Que contient la facture PDF ?
- Votre cabinet : nom, adresse, numéro de TVA, numéro d'entreprise (BCE), téléphone et e-mail (issus des Kantoorgegevens, les données du cabinet).
- Le client : nom, adresse et numéro de TVA issus de la relation.
- Numéro de facture, date, échéance et DossierID.
- Les lignes, le sous-total, le détail de la TVA par taux et le total.
- L'instruction de paiement avec votre IBAN et votre BIC et la communication structurée.
Communication structurée et suivi des paiements
Chaque facture reçoit une communication structurée belge (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) avec un chiffre de contrôle modulo 97 valide. Vous enregistrez les paiements, y compris partiels ; Advoca affiche le montant restant dû. Un aperçu présente les factures échues et, en un clic, vous envoyez un rappel à l'adresse e-mail de facturation du client.
Notes de crédit
Si une facture doit être corrigée (en tout ou en partie), vous établissez une note de crédit. La note de crédit reçoit son propre numéro (par exemple CN2026-001) et fait référence à la facture d'origine.
UBL et Peppol
Outre le PDF, Advoca produit pour chaque facture et chaque note de crédit un fichier UBL (XML) structuré avec le fournisseur (votre numéro de TVA et votre adresse), le client, les lignes, la TVA, le total, la communication structurée et votre IBAN. Depuis le 1er janvier 2026, les assujettis belges doivent s'échanger des factures électroniques structurées, en principe via Peppol. Advoca n'envoie pas encore lui-même via le réseau Peppol : vous utilisez pour cela un point d'accès Peppol de votre choix. Lisez le guide Peppol complet pour avocats.
Des conventions d'honoraires prises en compte
Pour chaque dossier, vous fixez votre mode de facturation : un taux horaire fixe, un pourcentage du dossier, une remise, un budget maximal avec pourcentage d'alerte ou un forfait. Lors de l'établissement de la facture, Advoca applique cette convention, sans que personne ne doive la rechercher.