Ceci est un exemple détaillé de la manière dont un cabinet de ce type utilise Advoca. Les noms et les chiffres sont fictifs.
La situation
Un cabinet qui recouvre des factures impayées pour quelques donneurs d'ordre réguliers (un bailleur, un hôpital, un grossiste). Par dossier : un montant principal, des paiements échelonnés, des mises en demeure et parfois une procédure.
Comment le cabinet utilise Advoca
- Dossier de recouvrement : le cabinet enregistre dans le dossier le donneur d'ordre, le débiteur et le type d'affaire.
- Postes : chaque dette, paiement et action (mise en demeure, citation) devient un poste avec une date et un montant. Advoca calcule le solde ouvert.
- Délais : les audiences et les prescriptions figurent dans le dossier et dans le rapport Verjaringen (prescriptions).
- Facturation au donneur d'ordre : les prestations et les frais sont facturés avec la communication structurée ; l'aperçu des factures échues montre qui doit recevoir un rappel.
Advoca calcule le solde à partir des postes encodés. Vous encodez les intérêts et les clauses pénales comme postes ; le calcul automatique des intérêts n'est pas (encore) disponible.
Un dossier de recouvrement type
| Date | Poste | Montant |
|---|---|---|
| 3 mars | Dette : facture impayée | 2.400,00 € |
| 10 mars | Action : mise en demeure envoyée | — |
| 2 avril | Paiement : première tranche | − 800,00 € |
| 2 mai | Paiement : deuxième tranche | − 800,00 € |
| Solde ouvert | 800,00 € |
Quelle formule ?
Advanced : le module de recouvrement et la facturation sont inclus dans Advanced et Advanced+.
Démarrer en un quart d'heure
- Créez votre cabinet sur secure.advoca.be : 30 jours gratuits, sans carte de paiement.
- Complétez les Kantoorgegevens (données du cabinet) : adresse, numéro de TVA, IBAN. Vos factures peuvent alors partir immédiatement.
- Invitez vos confrères et collaborateurs avec le bon rôle (onglet Team).
- Créez les relations et les dossiers en cours ; le contrôle des conflits fonctionne dès la première partie.
- Encodez les principaux délais dans chaque dossier et chargez les pièces dont vous avez besoin.
- Encodez vos premières prestations avec une minuterie et, en fin de mois, établissez vos premières factures.