Les quatre rôles en un coup d'œil
| Rôle | Pour qui | Voit et modifie | Gère le cabinet |
|---|---|---|---|
| Advocaat (avocat) | Qui traite les dossiers : prestations, tâches, documents, factures | Toutes les relations, dossiers, tâches, prestations, documents et factures du cabinet | Non |
| Secretariaat (secrétariat) | Qui ouvre les dossiers, gère les documents et suit les tâches | La même chose qu'un avocat | Non |
| Boekhouding (comptabilité) | Qui suit les factures, les paiements et les rappels | La même chose qu'un avocat | Non |
| Beheerder (administrateur) | L’associé ou l’office manager qui gère le cabinet | Tout | Oui : équipe, données du cabinet, abonnement et moyen de paiement |
Aujourd'hui, avocat, secrétariat et comptabilité ont le même accès aux données du cabinet. Le rôle décrit ce que fait la personne. Seul l'administrateur dispose de droits supplémentaires.
Ce que tout le monde peut faire au cabinet
- Créer et modifier des relations et des dossiers, ajouter des parties (avec contrôle automatique des conflits d'intérêts).
- Encoder des prestations, utiliser des minuteries, créer des tâches et les envoyer en contrôle.
- Charger, rechercher (y compris dans les documents scannés) et ouvrir des documents.
- Encoder des frais sur un dossier ; établir, approuver et envoyer des factures et enregistrer les paiements (formule Advanced ou supérieure).
- Consulter et exporter les rapports.
- Modifier son propre nom et son propre numéro de téléphone sur la page Team.
Ce que seul l'administrateur peut faire
- Inviter des collaborateurs et retirer des invitations.
- Modifier le rôle, le nom et le numéro de téléphone des collaborateurs. Il reste toujours au moins un administrateur.
- Compléter les données du cabinet : adresse, numéro de TVA, numéro BCE, IBAN et BIC (nécessaires pour envoyer des factures).
- Choisir ou changer l'abonnement, ajouter ou gérer le moyen de paiement et prolonger ou arrêter la réduction étudiant.
Qui devient administrateur ?
La personne qui crée un nouveau cabinet en devient automatiquement l'administrateur. Elle peut ensuite donner ce rôle à un collaborateur, par exemple un deuxième associé ou l'office manager.